Les réunions professionnelles servent à faire réagir en lançant des sujets de discussion, à assurer un suivi d’activité de son service, à résoudre un problème mais aussi à trouver de nouvelles idées. Pour qu’elles soient efficace, 5 conseils sont indispensables.

  • Invitez uniquement les personnes concernées

Pour pallier à la réunionite aiguë, seules les personnes réellement concernées par cette réunion doivent y participer. En effet, 26% des salariés ne voient pas la nécessité de leur présence en réunions.

Cela permet à tous de se sentir concerné et de trouver leurs places au sein de ces échanges. La réunion peut vite devenir ennuyeux pour ceux qui ne ressentent pas l’utilité de ces discussions. En effet, 44% des salariés ont une autre occupation durant ces réunions.

  • Trouver le bon créneau

En moyenne, une réunion dure 1 heure et 19 minutes. Commencer et finir à l’heure est indispensable.

Selon le sondage de l’IFOP, les réunions ne devraient pas durer plus de 52 minutes soit la durée à l’issue de laquelle les cadres décrochent. Il est donc nécessaire de bien choisir la durée de celle-ci.

  • Trouver le lieu

Que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, dans des bureaux fermés ou des salles de réunions voire même des espaces de travail, la réunion doit avoir lieu dans un endroit équipé.

Le lieu doit également être facilement accessible et bien sonorisé pour éviter les nuisances sonores.

  • Fixer l’ordre du jour de manière claire et structurée

Au préalable, distribué aux participants, l’ordre du jour va permettre une organisation efficace. En effet, tous les points a évoqué lors de cette réunion y sont mentionnés de manière à ne pas manquer aucun élément.

Cela permet aux participants de savoir sur quoi va porter la réunion mais également de s’y préparer.

  • Pensez à transférer ! 

Pour éviter d’être dérangé par les sonneries de votre téléphone, vous pouvez faire appel à un prestataire d’accueil téléphonique externalisé.

En un transfert, basculez et reprenez la ligne quand vous le souhaitez. Lors des réunions par exemple, les télésecrétaires répondent à vos appels, prennent un message et vous l’envoie instantanément pas mail.

Allons à l’essentiel