Notre foire aux questions pour en savoir plus sur nos services

agaphone depuis 1985Créée en 1985, notre société est spécialisée dans l’externalisation d’accueil téléphonique. Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les professionnels dans la gestion et la réception de leurs appels en leur proposant des solutions de standard externalisé et personnalisé. Vous pouvez donc déléguer votre permanence à nos équipes et ainsi, profiter d’une prestation de qualité. Vous êtes joignable plus facilement ce qui est positif pour l’image de votre entreprise. Et si vous avez des questions sur nos forfaits, sur notre mode de fonctionnement ou sur nos plateformes, vous pouvez consulter notre FAQ. Nous avons listé les interrogations qui reviennent le plus souvent et nous y avons apporté des réponses.

Néanmoins, si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact ou par téléphone. Nos experts sont à votre écoute pour vous répondre et vous conseiller. En fonction de vos besoins, nous pourrons vous orienter vers la bonne formule pour votre externalisation.

Informations sur nos solutions de permanence téléphonique externalisée

Prenez-vous en charge la gestion d’agenda ?
OUI, l’AGARENDEZ-VOUS et une prestation spécifique qui permet la synchronisation en temps réel de votre agenda avec votre ordinateur et votre smartphone. Cette solution convient donc parfaitement aux professions libérales et médicales qui ont un carnet de rendez-vous.

Le service est-il assuré pendant les heures de fermeture d’AGAPHONE ?
OUI, nous mettons à votre disposition, si vous le souhaitez, une messagerie vocale personnalisée. Ainsi, vos interlocuteurs peuvent vous joindre et vous laisser un message.

Et si mes besoins changent ou évoluent en cours d’abonnement ?
Il vous suffit de contacter notre service commercial. La modification de votre forfait sera effectuée immédiatement, sauf si elle nécessite un délai de mise en place.

Où sont situés les bureaux de AGAPHONE ?
Notre siège social ainsi que toutes nos télésecrétaires sont réunis 68 bis, boulevard Pereire à Paris dans le 17ème arrondissement. Quant à nos deux plateformes, elles sont situées en France également, à Paris et à Cabourg.

Quel est le délai de mise en service de ma prestation ?
Le transfert de ligne sur AGAPHONE est opérationnel dans les 24 heures suivant la réception de votre contrat signé et de votre organigramme.

Quelle est la différence entre un appel et un message ?
Un message correspond à un appel non abouti. Mais tous les appels ne donnent pas lieu à un message. Ex. : si l’un de vos clients veut connaître vos horaires d’ouverture, nous les renseignons sans prendre de message.

Et si j’ai besoin d’un accueil téléphonique bilingue ?
Nos télésecrétaires répondent aux appels aussi bien en Anglais qu’en Français. Si vous avez des clients étrangers, c’est pratique car vous mettez à leur disposition un standard téléphonique externalisé bilingue, pouvant répondre à leurs questions et prendre leurs messages.

J’ai déjà un numéro de téléphone : est-ce qu’il va changer si je vous confie mon accueil téléphonique ?
NON, il vous suffit de transférer votre ligne sur AGAPHONE, votre numéro reste le même pour vos clients. Ils profitent d’un service dédié ce qui est plus pratique.

Dois-je prévenir AGAPHONE lorsque je transfère mes appels ?
NON, il vous suffit d’activer le transfert depuis votre poste, vos appels seront aussitôt pris en charge par une télésecrétaire.

Comment vais-je recevoir mes messages ?
Vos messages vous sont transmis en temps réel par mail, SMS ou fax. Vous les recevez ainsi sur le support de votre choix : ordinateur, fixe ou mobile.

Combien de lignes puis-je transférer chez AGAPHONE ?
Autant de lignes que vous le souhaitez, il n’y a pas de limite.

Mes clients VIP peuvent-ils bénéficier d’un accueil particulier?
OUI, bien entendu, il vous suffit de le préciser dans vos consignes lorsque vous souscrivez un forfait de permanence téléphonique externalisé auprès de notre équipe ; dès qu’un client VIP appellera, il sera automatiquement reconnu et le discours sera adapté.

Pouvez vous me prêter un numéro de téléphone ?
Pour votre accueil par téléphone, Agaphone peut vous mettre à votre disposition un numéro de téléphone géographique 01 02 03 04 05 ou numéro vert, azur ou autre.

Pouvez vous me prêter un numéro de fax ?
Oui, cela fait partie de nos prestations. Nous pouvons vous prêter un numéro de fax qui vous permettra de recevoir vos fax en illimité sur votre boîte mail.

Questions sur la mise en place et l’utilisation de nos forfaits

A quoi sert mon espace client ?
Vous disposez d’un espace sécurisé sur notre site AGAPHONE.com, accessible 24h/24. Il est mis à jour en temps réel pour vous permettre de suivre les statistiques journalières de vos appels (nombre, répartition par motif, collaborateur, heure …). Cela vous permet donc de gérer depuis votre lieu de travail votre standard téléphonique externalisé.

Quel est le mode de règlement accepté pour ma prestation ?
Le prélèvement bancaire est plus sûr et moins contraignant pour vous.

Que se passe-t-il quand je souscris à un forfait AGAPHONE ?
Nous vous adressons vos codes personnels pour vous connecter à votre espace client dans les 24h suivant la réception de votre contrat signé et des informations essentielles au traitement de votre dossier (organigramme de votre société, consignes). Une fois en possession de vos codes d’accès, il ne vous reste qu’à activer le transfert de ligne sur AGAPHONE pour nous permettre de répondre à vos appels.

Comment activer le Transfert de ligne ?
Cette option proposée par tous les opérateurs téléphoniques permet le renvoi de votre ligne sur AGAPHONE. Si on vous appelle, c’est chez nous que cela sonne ! Vous n’êtes donc plus dérangé par les sonneries du téléphone et vous pouvez vos concentrer sur votre métier.
Renseignez vous auprès de votre opérateur téléphonique pour qu’il puisse activer votre renvoi d’appels

Des frais de communication me sont-ils facturés ?
NON, ils sont intégralement pris en charge. AGAPHONE ne vous facture donc aucun frais de communication, quel que soit votre forfait, votre support (téléphone fixe ou mobile) et la durée de communication.

Est-il plus coûteux de transférer ma ligne à temps complet qu’à temps partiel ?
NON, le coût est le même puisque nous vous facturons seulement les messages pris, les appels sont gratuits. Cela fait partie des garanties de nos forfaits d’externalisation de standard téléphonique.

Pourquoi le transfert d’appel est il gratuit ?
Parce que seuls les messages pris et envoyés vous sont facturés ce qui vous permet de mieux maîtriser vos dépenses.

Vaut-il mieux être facturé au message ou à l’appel ?
La facturation au message est bien plus avantageuse pour vous. En moyenne, avec AGAMESSAGE, 2 appels donnent lieu à 1 message tandis qu’avec AGASTANDARD, 3 appels donnent lieu à 1 message. De plus, vous ne payez pas de frais de communication, quels que soient la durée et le support de réception choisi.

Pour combien de temps je m’engage ?
La durée d’engagement minimum est d’un trimestre ou un semestre, suivant la prestation. Et vous avez une semaine pour nous tester.

Y-a-t-il des frais de mise en place pour mon forfait ?
Aucun frais de mise en place chez AGAPHONE : ils vous sont offerts.

Comment dois-je effectuer mes mises à jour ?
Envoyez-nous vos mises à jour par mail, notre équipe se charge de les intégrer sous 24h.

Puis-je modifier mon forfait et comment ?
Vous pouvez modifier votre forfait à tout moment en vous rapprochant de notre service commercial. Les modifications seront opérationnelles sous 24 à 48h et un avenant au contrat sera établi.