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PME/TPE : Pourquoi externaliser les fonctions support ?

82% des entreprises en France externalisent au moins une fonction de leur activité. L’externalisation consiste à transférer une partie ou la totalité d’une activité à un prestataire externe. Petites ou grandes entreprises quel que soit le secteur, ont de plus en plus recours aux compétences externes. Notre article vous livre les avantages de l’externalisation et les points à suivre pour la réussir.

 

Les avantages de l’externalisation

 

L’avantage premier de l’externalisation est de profiter de l’expérience de professionnels sans avoir à recruter, former et manager. Elle permet également de :

 

  • Se concentrer sur son métier

Pour créer et développer leur activité, le dirigeant doit se dégager de toutes contraintes administratives qui occupent beaucoup de leur temps. L’externalisation libère de toutes les tâches chronophages et permet de développer l’offre, chercher de nouveaux clients, communiquer etc. Le chef d’entreprise peut se concentrer sur la création de valeur et développer son entreprise.

 

  • Générer un ROI

Le coût de l’externalisation peut freiner de nombreux dirigeants… Cependant avec le temps, l’externalisation est un investissement rentable car elle supprime de nombreux postes de coûts : salaire de personnel administratif, temps de formation, management etc. En outre, le recrutement d’une personne qualifiée est souvent plus élevé que le coût d’une externalisation.

 

  • Bénéficier d’une expertise

En recevant les services de prestataires spécialisés, l’entreprise reçoit des compétences qu’elle n’aurait pas su ou pu développer. L’externalisation apporte un savoir-faire qui aide à la croissance de l’entreprise qui y recourt.

 

 

Comment externaliser ?

La délégation des tâches auprès de prestataires nécessite une certaine organisation. Voici les 5 étapes à suivre :

 

Anticiper les besoins : n’attendez pas d’être submergé par le travail pour externaliser ! En anticipant vos besoins à l’avance, vous aurez le temps de briefer un professionnel pour qu’il soit pleinement opérationnel.

Choisir les tâches : dans un premier temps, lister les tâches qui prennent du temps et qui vous rapportent peu. Puis définissez celles qui nécessitent des compétences que vous n’avez pas et pour finir les tâches sur lesquelles vous aimeriez vous concentrer. Vous aurez votre liste de tâches à déléguer !

Définir un cahier des charges : cette étape est primordiale ! Le cahier des charges définit ce qu’on attend de son prestataire. Dans ce document on y décrit les tâches à effectuer, leur fréquence ainsi que l’organisation et les moyens que le prestataire doit mettre en place pour réaliser sa mission.

Sélectionner ses prestataires : il y a une multitude d’offres pour tous les prix ! Gardez en tête que plus la tâche est importante plus vous devez passer du temps pour choisir vos prestataires. Pour le bon déroulement de votre future collaboration, vérifier l’expérience et les compétences des prestataires mais aussi leur motivation.

Contrôler : gardez un œil sur le travail de vos sous-traitants ! Vérifier si les étapes de la mission confiée sont bien respectées en réalisant des points et des réunions. Vous éviterez ainsi des incompréhensions et des erreurs sur le travail à faire.

 

 

Quelles fonctions externaliser ?

 

Les entreprises ont pour habitude de sous-traiter les fonctions qui génèrent peu de revenus pour l’entreprise et celles liées à des besoins ponctuels. Selon une enquête, les fonctions les plus externalisées sont :

 

  •  Les systèmes d’informations et de télécommunications
  •  La logistique et la distribution

Il est possible aussi de faire appel à des prestataires pour la force de vente lors de pics d’activités ou de situations exigeant plus de commerciaux : lancement de produit, acquisition de nouveaux marchés etc.

Les RH est une fonction qui peut être en partie externalisée pour permettre aux entreprises de se concentrer sur des activités à plus forte de valeur ajoutée. Le recrutement, la formation, l’administration du personnel, la gestion des frais et surtout la paie sont les fonctions les plus confiées à des prestataires externes.

En revanche, les dirigeants hésitent encore à déléguer les postes de marketing et de finance. Ce sont pourtant des domaines qui requièrent de l’expertise !

 

 

 

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