Externaliser un standard téléphonique s’avère une solution efficace pour gagner du temps, mieux s’organiser et fournir un service de qualité à ses clients. Mais encore faut-il choisir le bon partenaire. En effet, sur le marché de l’accueil externalisé, le choix est vaste et de nombreuses sociétés proposent des offres d’externalisation. Or, avant de s’engager, il vaut mieux se renseigner en amont pour éviter les mauvaises surprises. Par exemple, il est recommandé d’opter pour une entreprise certifiée AFNOR NF 345 qui est un gage de sérieux et de qualité. De même, il faut tenir compte du lieu ou des lieux où sont situés les centres d’appels car cela peut tout changer. Enfin, il est aussi important de demander des devis pour en savoir plus sur le prix et les options.
Bien se renseigner sur les prestations
L’externalisation permet d’avoir un standard aisément joignable et ainsi, de donner une image positive d’une entreprise. Dès lors, il est essentiel de choisir un prestataire proposant des formules sur-mesure. C’est-à-dire des forfaits que vous pourrez moduler selon vos besoins. Une PME n’aura pas les mêmes attentes qu’un professionnel libéral par exemple. Par conséquent, les offres d’externalisation doivent pouvoir s’adapter. Cela se traduit par un message d’accueil et une boîte vocale personnalisés avec le nom de l’entreprise ; la possibilité de choisir quand cette prestation sera mise en place (au quotidien, occasionnellement, le matin avant l’ouverture entre 7h et 9h et le soir après la fermeture entre 18h et 21h par exemple). De même, si vous avez une clientèle étrangère, votre accueil externalisé doit être bilingue afin de pouvoir répondre avec professionnalisme et efficacité. Pensez aussi à demander des informations sur les options disponibles et sur les différents forfaits. En cas d’hésitation, comparer plusieurs devis peut être un moyen de trouver la bonne formule.
La situation géographique des centres d’appels, un détail important
Selon le forfait choisi, les services peuvent varier. Certaines offres comprennent la gestion d’un agenda par exemple, quand d’autres se limitent à l’accueil et à la prise de messages. C’est pour cela qu’il faut bien étudier les formules avant de souscrire pour être sûr de ne pas se tromper. Mais il y a un autre élément auquel il convient de faire attention : l’emplacement des centres d’appels. De nombreuses entreprises ont fait le choix d’installer leurs plateformes à l’étranger. Or, si cela permet de réduire les coûts, cela ne répond pas toujours aux exigences des professionnels et de leurs clients. Par conséquent, si vous souhaitez offrir à vos interlocuteurs un standard externalisé fiable et qualitatif, adressez-vous à une société dont les centres sont situés en France. Pour maîtriser les opérations et assurer un service de qualité, cela reste la meilleure solution. Et rassurez-vous, cela ne coûte pas plus cher. Mais au moins, vous avez la garantie que votre standard est entre les mains de téléopérateurs compétents, expérimentés, formés en interne et qui parlent couramment et parfaitement française et anglais.
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