Comment bien gérer son standard téléphonique au quotidien ?

5 collègues au centre d'appel téléphoniqueAvec le développement d’Internet, on aurait pu croire que le téléphone deviendrait obsolète. Or c’est loin d’être le cas puisque le standard téléphonique reste un poste important dans les entreprises. Il est toujours le premier point de contact et à ce titre, il est fortement sollicité chaque jour. Dès lors, pour traiter efficacement chaque demande et apporter satisfaction aux appelants, il convient de bien s’organiser pour qu’il y ait une bonne gestion. Cela implique donc d’avoir du personnel qui s’occupe de répondre aux appels entrants, tout au long de l’année et idéalement, sans interruption. Si c’est impossible, il existe des solutions telles que l’externalisation d’accueil.

L’organisation, un détail clé pour une bonne gestion

Il n’y a pas de secret, pour traiter toutes les demandes des clients au téléphone, leur répondre rapidement et bien les orienter, il faut faire preuve d’organisation. En effet, il est primordial d’avoir une personne dédiée à ce poste, surtout si le volume d’appels entrants est important. Elle doit être compétente et qualifiée car répondre au téléphone avec sérieux et efficacité ne s’improvise pas. D’autant qu’il faut aussi que le contact soit personnalisé, que cette personne soit à l’écoute des interlocuteurs, sache les orienter, le tout sans perdre de temps. N’oublions pas qu’un bon standard téléphonique est synonyme de professionnalisme et contribue à donner une image positive d’une entreprise. Cela renforce la confiance des clients et leur fidélité. C’est pourquoi, si en interne, il n’est pas possible d’avoir une standardiste, il vaut mieux se tourner vers l’externalisation.

Bien identifier les demandes pour gagner en efficacité

L’organisation n’est pas le seul élément clé pour bien gérer son standard téléphonique. Il convient aussi de mettre en place un service professionnel, aisément joignable et fiable, qui sera en mesure de traiter les demandes des appelants et de leur apporter des réponses adaptées. Cela passe par l’identification de chaque appel, leur transfert dans certains cas, la prise d’un message, un renseignement à fournir …etc. Il faut donc être toujours réactif, savoir répondre en toutes circonstances en utilisant le bon langage et la bonne méthode. Des techniques que maîtrisent les téléopératrices travaillant dans des centres d’appels. Grâce à l’externalisation, une société peut bénéficier d’un accueil personnalisé, professionnel et répondant à ses attentes. Un moyen judicieux en résumé de gérer son standard !