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Externaliser son accueil téléphonique pour faire bonne impression

Externaliser son accueil téléphonique pour faire bonne impression

5 collègues au centre d'appel téléphoniqueAujourd’hui, on a tendance à dire qu’il est indispensable pour une entreprise, quelles que soient sa taille et son activité, d’avoir un site Internet. Cela s’avère certes véridique, mais il faut aussi penser à l’accueil téléphonique. En effet, il s’agit d’une fonction indispensable puisque c’est le premier point de contact avec les clients, les prospects. Dès lors, il doit donner une image positive d’une société pour leur donner confiance. De même, un standard fiable et aisément joignable est le signe d’une bonne organisation interne. Et grâce à l’externalisation, les professionnels peuvent profiter d’une permanence professionnelle et adaptée à leurs besoins sans devoir revoir toute leur organisation.

Un poste qui reflète l’image d’une entreprise

L’accueil, c’est la voix d’une société. C’est à lui qu’on s’adresse pour obtenir des informations, joindre un interlocuteur, prendre un rendez-vous …etc. Il doit donc donner immédiatement une bonne impression si une entreprise veut montrer son professionnalisme et véhiculer une image sérieuse et positive. Si un standard téléphonique peut être joint facilement et s’il est compétent, l’appelant pensera que la société est bien organisée, qu’elle est efficace et à l’écoute de ses clients. Le personnel en charge de ce poste doit donc être compétent, savoir répondre au téléphone, traiter les demandes, orienter les correspondants, maîtriser les techniques d’accueil …etc.

Recourir à l’externalisation pour soigner son standard

Si une entreprise ne peut pas ou ne souhaite pas embaucher du personnel pour s’occuper de la gestion de son standard téléphonique, elle peut opter pour l’externalisation. Une solution avantageuse tant d’un point de vue financier que pour son image. Concrètement, cela se traduit par la mise en place d’un script d’appels, par la rédaction d’un cahier des charges afin de bien orienter les téléopérateurs et leur permettre de gérer les appels entrants. Ces derniers répondent au nom d’une société, suivent ses instructions et lui transmettent les messages. Et comme les professionnels peuvent choisir quand ils veulent externaliser leur accueil téléphonique, ils profitent d’une formule sur-mesure.