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Le secrétariat téléphonique, un poste stratégique dans les PME

Le secrétariat téléphonique, un poste stratégique dans les PME

Le Télésecrétariat dans une PMEAujourd’hui encore, le standard téléphonique reste un poste clé dans les entreprises, en particulier dans les PME. En effet, malgré l’essor d’Internet et des nouveaux moyens de communication, dans de nombreux secteurs d’activité, les prospects préfèrent contacter une société par téléphone pour obtenir des informations ou prendre un rendez-vous. Cela permet d’avoir un premier contact « réel » et d’échanger. Seulement, pour une PME, avoir une secrétaire à temps plein ou à mi-temps n’est pas forcément possible, tant d’un point de vue financier que matériel. De même, la charge de travail n’est pas forcément suffisante pour justifier la création d’un secrétariat en interne. Cependant, s’occuper seul de la gestion des appels entrants n’est pas non plus la bonne solution puisque cela entraîne une charge de travail supplémentaire. Dès lors, opter pour un secrétariat téléphonique externalisé peut être plus efficace, que ce soit sur du court terme, le temps de développer son activité par exemple ou sur une plus longue période.

Externaliser ce service pour une gestion plus efficace

Au quotidien, que le téléphone sonne toutes les 5 minutes ou moins souvent, répondre aux appels entrants prend du temps. Et quand à côté, on doit s’occuper de son travail, de ses équipes et de sa société, cela peut vite devenir compliqué. Alors, si l’embauche d’une secrétaire n’est pas envisageable, il est sans doute plus intéressant pour une PME de souscrire un contrat d’externalisation. Ainsi, les communications sont prises en charge par des professionnels, qui répondent au nom de l’entreprise, en suivant ses consignes. En interne, cela permet donc une meilleure gestion des ressources. Il est plus aisé de se concentrer sur les missions importantes. Cela se concrétise aussi par un gain de temps et d’efficacité. De même, avoir un secrétariat téléphonique en interne engendre de nombreuses dépenses : matériel nécessaire à ce travail, formation du personnel, charges salariales …etc. Or s’il s’agit simplement de traiter des appels, un standard externalisé sera plus adapté. Et l’argent économisé à ce poste peut servir pour investir, développer une nouvelle gamme de services ou de produits par exemple.

Fournir à ses clients un standard fiable et professionnel

Qu’une PME ait seulement quelques mois ou qu’elle ait été créée depuis plusieurs années, il est indispensable pour son image d’avoir un secrétariat téléphonique facilement joignable et compétent. En effet, des clients potentiels doivent pouvoir le joindre à tout moment de la journée, sans patienter pendant de longues minutes. Si ce n’est pas le cas, ils seront tentés de s’adresser à des concurrents ou ils auront une image négative de la société. A terme, cela peut avoir des répercussions sur cette dernière et nuire à sa réputation. Avec un standard externalisé, la gestion des appels entrants est attribuée à des télésecrétaires expérimentées, réactives et qui connaissent parfaitement leur métier et ses spécificités. Ainsi, elles savent répondre avec professionnalisme tout en étant aimable et ce, dans le respect de la confidentialité. Elles peuvent intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers puisqu’une entreprise choisit sa formule d’externalisation. Et en préférant des plateformes situées en France, cela garantit une prestation de qualité. De plus, elles sont souvent joignables sur de larges plages horaires (7h à 21h en semaine chez Agaphone et 9h à 18h le samedi) ce qui offre à une société une meilleure disponibilité. Et comme le décroché est personnalisé et immédiat, les clients et prospects sont satisfaits.

Si vous voulez en savoir plus sur ce service, n’hésitez pas à contacter notre équipe par téléphone au 01 44 01 54 00 ou en remplissant notre formulaire en ligne.