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Externalisez votre accueil téléphonique pour fidéliser le poste de votre office manager

Externalisez votre accueil téléphonique pour fidéliser le poste de votre office manager

Personne au bureau et surchargée de travailEn France, le métier d’Office Manager est assez récent. Pendant longtemps, il était occupé par plusieurs personnes dans une entreprise : un(e) assistant(e) de direction et un(e) responsable administratif. Désormais, dans de nombreuses sociétés, les missions de ces deux postes sont regroupées en un seul, celui d’Office Manager. Un travail très intéressant, qui est souvent proposé dans de petites structures. Mais au quotidien, cela nécessite une excellente organisation. Sinon, on risque vite d’être débordé et de ne pas pouvoir tout faire dans de bonnes conditions. C’est pourquoi, externaliser l’accueil téléphonique permet d’aider cet assistant-responsable à gérer ses tâches et à les mener à bien.

Un poste clé aux nombreuses missions

Polyvalent, l’Office Manager s’occupe aussi bien de la gestion d’un bureau que des activités administratives et/ou comptables. Par exemple, il peut superviser et encadrer des salariés, gérer le suivi des factures, les tâches administratives (RH par ex), traiter le courrier, organiser les réunions, suivre les budgets …etc. De même, cela implique aussi de prendre en charge les appels entrants et sortants. Seulement, cela demande du temps et au quotidien, avec toutes les autres activités, ce n’est pas toujours évident. Alors, pour ne pas nuire à son travail et éviter d’avoir un standard injoignable, il est possible d’externaliser un accueil téléphonique. Ainsi, en le délestant de cette tâche, il pourra se concentrer sur celles qui sont plus importantes et qui nécessitent vraiment des compétences particulières.

L’externalisation, une aide bienvenue

Externaliser un accueil téléphonique, cela signifie que les appels entrants ne seront plus réceptionnés en interne, mais en externe dans une plateforme. Le choix des horaires d’externalisation et de la formule (permanente, occasionnelle ou temporaire) appartient à la société qui opte pour cette solution. Et pour lui offrir satisfaction et fournir à ses interlocuteurs un service de qualité, fiable et sérieux, elle a la possibilité de personnaliser son accueil externalisé. Pour cela, un cahier des charges est défini ainsi que des scripts d’appels qui seront suivis par les téléopérateurs. Et en libérant l’Office Manager de la gestion des appels entrants, il gagne du temps, peut plus aisément organiser ses journées et être plus performant. Finalement, c’est la solution idéale pour lui donner envie de rester et ne pas l’assommer de travail !