Pour une entreprise – quelle que soit sa taille – ou un professionnel libéral, l’externalisation de certaines activités permet de réduire les frais. Cela se fait de plus en plus, notamment lorsqu’en interne, une société ne dispose pas des moyens nécessaires pour effectuer des tâches précises (la comptabilité par exemple). Bien sûr, il ne faut pas sous-traiter à outrance car cela pourrait nuire à la qualité de service. Mais en choisissant bien son prestataire et en définissant clairement un cahier des charges, c’est une solution efficace. Cela peut aider une entreprise à être plus performante et mieux organisée. Et parmi les activités les plus externalisées, on retrouve l’accueil téléphonique et le secrétariat.

Réduire les frais de gestion et de personnel

L’externalisation comporte plusieurs avantages pour les entreprises. Et il y en a un qui ressort régulièrement : la baisse des coûts. En effet, si un professionnel externalise des tâches récurrentes, comme la gestion de l’accueil téléphonique ou d’un secrétariat, il réalise des économies puisqu’il se libère des charges liées au personnel. Et quand une société n’a pas la possibilité d’engager une personne pour s’occuper du standard téléphonique (par manque d’argent par ex), cela lui permet de bénéficier d’un service efficace et d’une meilleure organisation. Mieux vaut externaliser cette activité et fournir à ses clients un accueil aisément joignable et fiable plutôt que de vouloir le faire seul et perdre des appels par manque de temps et de disponibilité pour répondre au téléphone. Et l’argent économisé sur ce poste peut être investi ailleurs ou utilisé pour d’autres tâches plus importantes pour l’entreprise (l’embauche d’un commercial, l’augmentation de la trésorerie … etc.).

Bien choisir le prestataire et l’offre pour éviter de mauvaises surprises

Gestion de la paie, des ressources humaines, de la comptabilité, de l’accueil téléphonique … autant de tâches qu’il est aujourd’hui possible d’externaliser. Ainsi, une société peut vraiment se focaliser sur son cœur de métier et tout mettre en œuvre pour répondre aux attentes de ses clients et leur apporter satisfaction. Néanmoins, quand on externalise, il ne faut pas le faire n’importe comment. Il faut faire attention au choix de son prestataire et bien comparer les offres proposées afin de choisir la bonne formule. De même, pour une externalisation de standard, il vaut mieux privilégier des centres d’appels basés en France pour éviter les mécontentements des clients, comme c’est le cas chez Agaphone. Nous savons à quel point cela compte pour l’image d’une entreprise et pour sa réputation. Enfin, l’externalisation peut être permanente, occasionnelle ou régulière, tout dépend des besoins d’un professionnel.