Pour une entreprise ou pour un indépendant, certaines périodes de l’année peuvent être plus riches en activité. Les commandes et demandes s’enchaînent et pour tenir le rythme tout en offrant un service de qualité, il faut se concentrer sur son métier. Dans ces cas-là, l’absence d’une secrétaire peut vite se faire ressentir. Or, recruter une personne pour une durée déterminée n’est pas toujours évident car il faut trouver le candidat idéal puis, passer par quelques jours de formation. C’est pourquoi opter pour un secrétariat externalisé durant ces périodes peut être la meilleure option. En effet, cela vous permet de profiter d’un secrétariat adapté à vos besoins, de déléguer la gestion de vos appels entrants, de vos rendez-vous et donc, de pouvoir mener à bien vos commandes sans devoir vous soucier de votre standard téléphonique et de votre agenda.
Une solution flexible, à mettre en place quand vous le souhaitez
Chez Agaphone, l’externalisation ponctuelle de secrétariat fait partie des prestations que nous proposons. Pour un chef d’entreprise, un professionnel libéral ou un indépendant, c’est une solution pratique pour réponde à des besoins ponctuels. Vous l’externalisez quand vous le désirez, en choisissant les jours, les horaires et la durée. Durant toute l’externalisation, vos appels sont pris en charge par des télésecrétaires qui sont formées auparavant à votre métier et qui suivent vos instructions. Vous pouvez choisir d’externaliser votre standard téléphonique et la gestion de votre planning pendant plusieurs semaines, à certaines heures de la journée. Vous pouvez aussi décider de l’externaliser seulement certains jours en ayant recours à une externalisation ponctuelle. En fait, nous nous adaptons à votre demande et à vos exigences.
Un secrétariat opérationnel immédiatement et complet
Avec l’externalisation, vous profitez d’un service activable rapidement, quand c’est nécessaire pour votre activité. Dès que vous l’activez, votre secrétariat externalisé se met en place et vos appels entrants sont réceptionnés par des télésecrétaires bilingues. Elles répondent en votre nom, prennent des messages qu’elles vous envoient en temps réel, des rendez-vous avec les coordonnées de vos patients ou clients et complètent votre agenda. De votre côté, vous recevez vos RDV directement sur votre smartphone et ils figurent immédiatement dans votre planning. De même, une boîte vocale personnalisée est à votre disposition. Ainsi, vous bénéficiez d’une prestation qui répond vraiment aux impératifs de votre activité professionnelle.