Ces dernières années, les médecins sont de plus en plus nombreux à externaliser leur secrétariat afin de mieux gérer leurs rendez-vous. L’externalisation n’est pas forcément permanente. Souvent, il s’agit d’un complément au travail d’une secrétaire (quand il y en a une bien sûr). En effet, dans un cabinet, cette dernière s’occupe de l’accueil physique, téléphonique, de la gestion de l’agenda et peut donner des ordonnances rédigées en amont par le médecin. Or, au quotidien, il n’est pas toujours aisé de gérer toutes ces missions en même temps, surtout si c’est au praticien de s’en occuper. D’où l’intérêt d’externaliser le standard téléphonique voire la gestion du planning de RDV à certains créneaux afin de soulager la secrétaire et éviter d’avoir un téléphone qui est occupé constamment.
Etre plus concentré et disponible lors des consultations
Pour un médecin, il est indispensable d’avoir un carnet de rendez-vous bien tenu et un accueil téléphonique efficace. Quand un cabinet est doté d’un secrétariat, cela facilite grandement l’organisation. Or, s’il est complètement débordé, cela peut nuire au travail du médecin. Idem si celui-ci n’a pas de secrétaire. Il devra gérer seul la gestion des appels entrants et la prise de rendez-vous. Cependant, il est assez difficile d’être entièrement disponible pour ses patients tout en devant répondre au téléphone. Cela ne facilite pas la concentration qui est pourtant indispensable pour bien exercer ce métier. De même, les patients peuvent avoir l’impression de ne pas être écoutés. Avec l’externalisation de secrétariat, au moins à certaines heures de la journée, les appels sont pris en charge à distance par une télésecrétaire ainsi que les rendez-vous. Cela évite la déconcentration et les mauvais diagnostics.
Une meilleure organisation et une plus grande efficacité
Qu’un médecin ait un secrétariat dans son cabinet ou qu’il s’en occupe lui-même, il peut l’externaliser pour être plus efficace. D’autant qu’il peut choisir les horaires d’externalisation : aux heures où les appels ou les rendez-vous sont les plus nombreux par exemple, ou en fin de journée, ou lorsque sa secrétaire est absente. Avec cette solution, l’organisation des journées se fait plus facilement. Et comme chaque praticien peut profiter d’une prise en charge sur-mesure, il a vraiment la possibilité de l’adapter à ses besoins et à son rythme de travail. En étant mieux organisé au quotidien, dans la gestion de son planning et de ses tâches, il gagne aussi en efficacité.