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Permanence Téléphonique – Agaphone

Nous répondons à vos appels de 7h à 21h

Le meilleur moyen d’entrer en contact direct avec une entreprise se fait par le biais de son numéro de téléphone. Pour être joignable, il est donc indispensable de mettre en place une permanence téléphonique personnalisée et un secrétariat adaptés aux besoins et aux disponibilités de vos interlocuteurs.

Présentation de ce service indispensable pour les entreprises

Aujourd’hui, avec la dématérialisation des services, on a tendance à délaisser un peu le téléphone. Or c’est une erreur car une permanence téléphonique efficace est une preuve de bonne organisation interne. De même, les Français continuent de privilégier cet outil pour obtenir des informations. Dès lors, il est essentiel de soigner l’accueil d’une entreprise, quelles que soient sa taille et son secteur d’activité.

Si financièrement, humainement et/ou matériellement, il n’est pas possible de mettre en place un standard, il est judicieux de recourir à l’externalisation. En effet, de nos jours, aucune société ne peut se permettre de perdre un appel. Cela peut nuire d’une part à sa bonne santé financière, mais aussi d’autre part à son image. N’oublions pas que le standard véhicule l’image de l’entreprise. D’où l’importance de le confier à des professionnels, qui répondront rapidement, sauront conseiller les appelants, leur donner des réponses à leurs questions et les orienter, si besoin est, vers le bon service.

De même, la permanence téléphonique est primordiale dans l’organisation interne. Cela permet à une société d’être joignable mais il ne faut pas que cela empêche le personnel de mener à bien les missions qui lui sont confiées. En fait, c’est simple, vos prospects et clients doivent pouvoir vous joindre à tout moment de la journée sans que cela vous empêche de passer des appels et de travailler. Cela implique aussi de trouver des solutions en cas d’absence ou d’indisponibilité de la personne en charge de ce poste.

telesecretaireSelon vos besoins, nos équipes peuvent se charger de :

  • renseigner les appelants
  • les accueillir au téléphone
  • transférer les appels
  • gérer les agendas, la prise de messages
  • identifier et qualifier les appels

Par conséquent, il se doit d’être fiable, bien organisé et aisément joignable. Sinon cela peut nuire à l’image d’une entreprise et donc, à sa réputation.

La gestion d’appels et l’accueil externalisé par Agaphone

Depuis près de trente ans, Agaphone articule ses différents services autour de l’accueil téléphonique et de l’externalisation de secrétariat. Pour être efficace, une entreprise a besoin de répondre en continu et à tous les appels, qu’il s’agisse de partenaires fidèles ou de simples prospects.
Mais la disponibilité n’est pas l’unique qualité d’un standard. En effet, l’accueil doit également être très professionnel tout en étant personnalisé afin de valoriser le sérieux et la compétence de l’entreprise.
Le secrétariat téléphonique est un métier à part entière. Trop d’entreprises perdent régulièrement des contacts fructueux parce que leur standard a été un peu trop lâche ou un peu trop dilettant. Les interlocuteurs ne s’y trompent pas : s’ils trouvent que la permanence d’un partenaire ou d’un fournisseur est trop imprécise, ils ne reviendront pas.

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A qui s’adresse cette prestation ?

Dans tous les secteurs d’activité, avoir un secrétariat est indispensable, au moins pour prendre en charge les appels entrants. Mais il faut aussi que quelqu’un s’occupe de la prise de messages, de renseigner les appelants, de les orienter vers les bons services, voire de prendre des rendez-vous. Dès lors, l’externalisation de permanence téléphonique s’adresse à tous les professionnels qui ont besoin d’une solution efficace pour gérer leur standard. Cela concerne donc aussi bien les professions médicales que les artisans, les e-commerçants, les TPE, les PME, les groupes internationaux, les avocats, les cabinets infirmiers que les auto-entrepreneurs. D’autant que chez Agaphone, nous nous adaptons à vos besoins et à votre activité pour vous proposer une offre sur-mesure. Par exemple, nous pouvons prendre le relai lorsque votre secrétaire est absente, en vacances ou lors de sa pause-déjeuner, mais aussi quand votre société est fermée, le matin avant l’ouverture ou le soir après la fermeture, lors de vos rendez-vous et déplacements, pendant vos congés, entre 12h et 14h …etc.

Comme nos plateformes sont ouvertes de 7h à 21h du lundi au vendredi et de 9h à 18h le samedi, les possibilités sont nombreuses. Bien sûr, nos téléopérateurs peuvent très bien s’occuper en permanence de la gestion de vos appels entrants et de votre accueil. Et comme ils sont bilingues (français et anglais), nos services conviennent également aux professionnels ayant des clients étrangers. De même, nos équipes s’engagent à répondre en votre nom, en respectant vos instructions – et éventuellement votre script d’appels – et vous transmettent immédiatement les messages par mail et SMS. Où que vous soyez en France, vous avez donc la possibilité de nous confier votre standard téléphonique.

Un bon moyen de réaliser des économies et de mieux s’organiser

Pour soigner l’image de votre entreprise et offrir à vos interlocuteurs un service compétent et professionnel, l’externalisation est la solution idéale ! En effet, cela vous permet d’être plus facilement joignable ce qui contribue à votre bonne réputation. En vous adressant à notre équipe, vous profitez d’une plus large amplitude de permanence téléphonique, que ce soit le matin dès 7h en semaine ou le soir jusqu’à 21h. De même, cela vous aide à mieux vous organiser en interne. Si vous avez une secrétaire, en la déchargeant des appels entrants, elle pourra se focaliser sur d’autres missions. A contrario, si vous n’en avez pas, cela vous évite de devoir répondre vous-même au téléphone. Financièrement, vous faites également des économies puisque vous n’avez pas besoin d’embaucher du personnel pour occuper ce poste. Et comme notre système de facturation est clair (seuls les messages pris et envoyés sont facturés et non les appels), vous maîtrisez vos coûts et donc, votre budget.

Une permanence téléphonique externalisée est aussi une solution efficace pour ne plus perdre d’appels et pour éviter à vos collaborateurs d’être constamment dérangés par le téléphone. En outre, nos téléopérateurs sont de véritables experts, formés en interne, qui connaissent les techniques d’accueil et qui sauront fournir à vos appelants un service de qualité. Alors, que vous ayez une PME, une TPE, que vous soyez artisan, e-commerçant ou dirigeant d’un grand groupe, vous pouvez profiter de nos services et ainsi, donner une image positive de votre société. Et comme nous vous proposons plusieurs prestations, nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus et trouver la formule adaptée à votre activité.

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L’externalisation, un nouvel outil à la disposition des pros

Si pendant longtemps, le secrétariat était occupé par les hommes, jusqu’à la fin des années 1870, il s’est rapidement féminisé et développé avec l’ajout de nouvelles tâches. Rapidement, outre la gestion des courriers et documents administratifs, il a fallu s’occuper de la prise en charge et du traitement des appels. A partir des années 80, avec l’informatique et les nouveaux modes de communication, de nouvelles missions sont apparues rendant ce poste plus complexe. Puis, les professions médicales ont une idée qui a révolutionné ce métier : proposer à leur secrétaire de travailler à distance. Le télésecrétariat était né. Mais il ne s’est pas arrêté là.

Au milieu des années 80, l’externalisation de la permanence téléphonique et du standard a fait son apparition, permettant de soulager les secrétaires et les sociétés. Progressivement, cette solution a intéressé d’autres secteurs d’activité comme les artisans, les professions libérales, les TPE, les PME et même les grands groupes. Grâce à ce nouvel outil, ils avaient enfin la possibilité d’offrir à leurs interlocuteurs un standard personnalisé, même en cas d’absence ou de fermeture de locaux, plutôt qu’un simple répondeur. C’est également à cette période que notre entreprise Agaphone a été fondée, important des Etats-Unis l’answering service. Une prestation qui a tout de suite séduit de nombreux professionnels souhaitant être joignables sur de larges plages horaires quelles que soient les circonstances et sans forcement devoir solliciter du personnel en interne.

Aujourd’hui, cela fait plus de 30 ans que nous mettons à votre disposition notre savoir-faire et que nous vous accompagnons dans l’externalisation de votre permanence téléphonique, en tenant compte de vos besoins. Pour cela, nous avons développé plusieurs outils dont une plateforme en ligne qui vous permet d’accéder à votre compte en temps réel, 24h/24, et à votre suivi de consommation. Nous possédons également deux centres d’appels en France, l’un à Paris, l’autre à Cabourg afin de pouvoir répondre au mieux à vos attentes.

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Ce qui différencie notre entreprise des autres prestataires

Depuis 1985, nous sommes spécialisés dans l’externalisation de permanence téléphonique personnalisée et chaque année près de 1000 clients nous fait confiance.
Nos prestations s’adaptent à toute volumétrie d’appels. Nous vous proposons d’ailleurs une période test sans engagement afin de déterminer le service qui convient le mieux au quotidien de votre entreprise.
Ne sont facturés que les appels donnant lieu à un message. Les autres appels (renseignements divers sur votre entreprise, vos propres communications, les erreurs de numéro par exemple) ne sont pas comptabilisés.
Enfin, nous nous adaptons à chaque type de métier. En effet, nos clients sont aussi bien des TPE-PME, des grands comptes que des médecins ou des avocats.

Vous souhaitez prendre un forfait d’externalisation Agaphone ? Contactez-nous par téléphone au 0 805 360 805 (numéro vert) ou complétez le formulaire de contact. Nous répondrons à toutes vos questions et vous accompagnerons dans la mise en place de ce service qui optimisera votre professionnalisme.

Des formules adaptées à votre activité et à vos besoins

Nous avons conscience que chaque entreprise est différente et a des besoins différents. Selon votre activité, vous n’aurez pas les mêmes niveaux d’exigence quant à l’accueil téléphonique. Notre professionnalisme et notre savoir-faire nous ont permis de nous adapter à tous les milieux professionnels. Nous avons ainsi mis en place des formules distinctes pour répondre au mieux à vos attentes. Si vous désirez un simple accueil téléphonique avec la prise de message que l’on vous fera parvenir en temps réel par mail ou SMS, alors le forfait Agamessage est fait pour vous. Si vous voulez en plus être mis en relation avec l’interlocuteur selon vos disponibilités, préférez le forfait Agastandard. Les médecins auront davantage recours à la formule Agarendez-vous, qui est un service de télésecrétariat médical en gérant, en plus, votre agenda en ligne. Enfin, vous pouvez toujours opter pour l’Agaprestation qui assure un accueil téléphonique personnalisé et sur-mesure.

Vous souhaitez prendre un forfait d’externalisation Agaphone ? Contactez-nous par téléphone au 0 805 360 805 (numéro vert) ou complétez le formulaire de contact. Nous répondrons à toutes vos questions et vous accompagnerons dans la mise en place de ce service qui optimisera votre professionnalisme.