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Comment gérer les absences en entreprise ?

En 2018, 66% des français sont partis en vacances et le taux d’absentéisme a augmenté pour atteindre 5,10%… Afin que les absences des employés n’impactent pas la qualité de la productivité de l’entreprise, l’organisation et l’anticipation doivent être de rigueur. Dans notre article, nous vous donnons les conseils pour une gestion efficace des absences : planning, personnel intérimaire, travail en binôme… Mais aussi, la solution de l’accueil téléphonique externalisé d’Agaphone qui vous permet de ne perdre aucun appel pendant votre absence.

L’anticipation et organisation avant tout…

Congés payés, congés sans solde, RTT, arrêt maladie, congés maternité, paternité, absence pour mariage, naissance etc. La gestion des congés et des absences est primordiale au bon fonctionnement de l’entreprise, car elle permet de :

  • Faciliter le processus de demande et de validation des congés,
  • Donner aux salariés une bonne visibilité de leur solde de leurs congés,
  • D’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés.

Sans une gestion réfléchie et adaptée, la moindre absence peut devenir problématique surtout dans les petites structures où beaucoup d’employés occupent plusieurs fonctions.

Pour les salariés

Afin d’éviter les postes vacants, le manager ou le RH devra demander à ses salariés de :

  • Communiquer suffisamment à l’avance leurs dates de congés et d’absence,
  • Partir en congés à une période creuse de l’année où l’activité de l’entreprise ralentit,
  • Boucler les dossiers importants ou de les déléguer à un collègue avant de s’absenter,
  • Prévenir leurs clients et interlocuteurs  de leur absence, et ne pas oublier de leur communiquer les coordonnées de leur remplaçant.

Pour l’entreprise et ses managers 

Quant à l’entreprise, elle doit :

  • Favoriser le travail en binôme ainsi vous vous assurez que plusieurs personnes travaillent sur un même projet. Cette méthode de travail encourage le transfert des compétences et du savoir-faire.
  • Entretenir une communication interne efficace, en étant informées des absences de leurs collègues, vos équipes auront une bonne visibilité sur leurs tâches et les projets en cours.
  • Faire appel à des ressources ponctuelles (CDD, intérimaires, stagiaires) quand les collaborateurs s’absentent sur des périodes de longue durée.

Pour vous aider dans le planning des congés et des absences de tout votre personnel, vous avez à votre disposition des logiciels de gestion dit progiciels SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) qui gèrent entièrement le processus des absences :

  • La demande d’absence,
  • Le planning des équipes,
  • La gestion des compteurs et soldes,
  • La gestion des heures supplémentaire et compensation.

Quel que soit le moyen de gestion que vous aurez choisi, anticipez en prévenant vos équipes afin qu’ils puissent s’organiser et préparer leurs absences.

L’accueil téléphonique externalisé en soutien

En plus d’un outil de gestion, l’externalisation de votre standard téléphonique est une solution pour pallier les absences de votre personnel.

En l’absence de votre secrétaire, de votre personnel administratif ou d’un autre collaborateur, re dirigez votre standard téléphonique sur les plateformes d’Agaphone. Situées à Paris et Cabourg, nos télésecrétaires qualifiées prennent vos appels et vos messages. Vous ne ratez ainsi aucun appel de vos clients et, vous restez concentré sur votre activité. La productivité de votre entreprise ne sera que meilleure.

AgaMessage pour l’accueil téléphonique et la prise de message, AgaRendez-vous pour la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous ou encore AgaStandard pour la mise en relation et la prise de message. Agaphone a la prestation téléphonique qui vous simplifie votre quotidien, contactez-nous pour définir ensemble vos besoins !

 

 

 

 

 

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