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Tous les conseils pour votre accueil téléphonique

Faire bonne impression en quelques minutes, voilà l’enjeu d’un accueil téléphonique. C’est aussi le premier contact que vous ayez avec le client, il est donc primordial qu’il soit irréprochable. Tous les conseils pour optimiser votre accueil au téléphone sont dans notre article.

 

Les conseils pour un accueil téléphonique performant

L’appel téléphonique est le plus souvent le premier contact qui s’établit entre votre entreprise et le prospect. Il véhicule aussi l’image de l’entreprise. Il est donc primordial de prendre soin de cet accueil téléphonique avec quelques règles de base au décrochage qui sont :

 

  • Ne pas laisser sonner le téléphone dans le vide, l’interlocuteur ne doit pas attendre plus de 4 sonneries,
  • Se présenter à l’appelant en nommant l’entreprise et son identité,
  • De prendre congés avec une formule de politesse.

Le contact téléphonique est un vrai exercice de communication ! Et il est d’autant plus difficile que votre interlocuteur n’est pas présent en face de vous. Mauvaise interprétation ou malentendus peuvent se glisser dans la conversation.

5 conseils à suivre

 

Pour éviter cela et donner à vos interlocuteur le meilleur des accueils téléphoniques, voici les 5 conseils qui feront la différence :

  •  Soyez disponible : la personne qui vous contacte par téléphone a un besoin. Elle attend de vous, une réponse claire et rapide. Aussi, elle doit sentir que vous êtes disponible. Restez concentré sur la conversation et accordez toute votre attention à votre appelant pour lui donner satisfaction.
  • Utilisez un vocabulaire adéquat : vos interlocuteurs communiquent tous de manière différente selon leur âge, leur classe sociale, leur profession etc. Aussi pour faciliter le dialogue, utilisez un vocabulaire simple, compréhensible de tous. Vous gagnerez du temps et votre prestation gagnera en qualité.
  • Gardez le sourire : pour tous les appels téléphoniques, votre voix représente votre entreprise. En l’absence d’un contact visuel, une voix agréable et ‘souriante’ met en confiance votre interlocuteur. Ne parlez pas trop vite et ne haussez pas le ton !  Pensez à toujours à votre voix et à ce quoi vous souhaitez qu’elle laisse transparaître.
  • Privilégiez l’écoute active :  dès que vous décrochez, vous devez être capable de renseigner et/ou de ré orienter votre prospect si besoin. Faites preuve d’empathie pour qu’à tout moment, il se sente à l’écoute et compris par l’entreprise.
  • Menez un discours positif : tout au long de votre discussion, gardez un ton enjoué et dynamique qui donnera envie que l’on vous écoute. Pour cela, privilégiez les mots et expressions positifs. Et tournez toujours votre discours vers le prospect.

 

Pourquoi choisir Agaphone pour votre accueil téléphonique ?

L’accueil téléphonique d’entreprise va au-delà d’une simple conversation. Son organisation est un investissement à ne pas négliger car la qualité de l’accueil réservé à vos clients en dépend.  Vous pouvez soit :

 

  • Recruter et former du personnel en interne

Une formation est indispensable pour que votre personnel assimile toutes les règles d’un bon accueil téléphonique.

Pensez aussi à mettre en place des règles et un cahier des charges qui serviront de repères. Et à répartir équitablement les appels téléphoniques de chacun afin qu’ils soient vite opérationnels. Vos clients trouveront ainsi des conseillers à l’écoute de leurs besoins.

 

  • Externaliser votre accueil téléphonique

Faire appel à un prestataire externe en la matière est le meilleur choix pour les entreprises ! Les entreprises profitent de leurs compétences et de leur expérience. C’est un gain de temps considérable pour celles qui ne veulent pas organiser leur propre standard téléphonique par manque de temps ou de moyens.

 

  • Chez Agaphone

Vous profitez de l’expérience du leader de l’accueil téléphonique externalisé depuis 35 ans. Nous privilégions une qualité de service ‘made in France’ ! Nos plateformes de télésecrétariat sont à Paris et à Cabourg.

En nous confiant votre permanence téléphonique, vous ne perdez aucun appel. Nos télésecrétaires sont disponibles du lundi au samedi sur des plages d’horaires très larges.

Pour tous vos appelants, nous offrons un accueil de qualité : prise de messages, transfert d’appels, gestion de scripts personnalisés etc. Chaque télésecrétaire Agaphone suit les instructions de nos clients avec le plus grand soin. Nous prenons à cœur de respecter l’image de votre entreprise et de la communiquer auprès de vos correspondants.

Agaphone met de l’humain derrière chaque prestation, plus qu’un choix c’est notre priorité ! Contactez-nous pour optimiser votre accueil téléphonique.

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