Au quotidien, les missions d’un secrétariat – qu’il soit externalisé ou non – sont nombreuses : répondre aux appels téléphoniques, gérer un planning, rappeler des correspondants, prendre des messages …etc. Et cette dernière tâche s’avère indispensable à la bonne organisation interne d’une société, d’un cabinet médical ou juridique. En effet, la prise de messages permet aux destinataires de savoir ce qui s’est passé en leur absence. Ainsi, à leur retour ou dès qu’ils sont disponibles, ils peuvent en prendre connaissance et y donner suite si nécessaire. C’est pourquoi il est important de bien les noter car ils facilitent la communication. C’est également un gage de sérieux et de professionnalisme.

Identifier précisément la demande d’un interlocuteur

Noter des messages ne signifie pas simplement écrire un nom et un numéro de téléphone sur un papier. Même si ces informations sont essentielles, d’autres doivent être mentionnées. Par exemple, il est intéressant d’indiquer l’heure et la date de l’appel, son objet, sous quel délai faut-il rappeler l’appelant, à quel numéro faut-il les joindre …etc. Plus les renseignements sont nombreux et précis, plus on peut qualifier une demande et savoir s’il faut y répondre rapidement. En fait, un message doit être utile à son destinataire. C’est pour cela qu’il convient également de préciser le nom de la société de l’appelant et sa fonction. Chez Agaphone, nos équipes sont formées à la prise de messages. Dès lors, si vous externalisez votre secrétariat téléphonique, vous profitez de renseignements clairs et précis, qui vous sont envoyés en temps réel par mail ou SMS.

Transmettre les informations au destinataire

Des notes permettent de laisser des traces écrites d’appels téléphoniques. Mais encore faut-il qu’elles soient correctement rédigées pour que les destinataires les comprennent. Pour cela, il suffit de définir un modèle qui servira de base pour chaque appel. En cas d’externalisation de secrétariat téléphonique, la prise de messages se fait à distance mais comme ils sont transmis immédiatement, leurs destinataires sont informés aussitôt.
Quand on répond au téléphone, cela implique aussi d’utiliser le bon vocabulaire afin d’inciter les interlocuteurs à laisser des messages. Plus ils sont complets, plus les personnes à qui ils sont destinés pourront les rappeler tout en sachant précisément ce qu’ils attendent. De même, il faut savoir faire le tri dans les informations fournies par les appelants.
Si en interne, vous n’avez la possibilité de mettre en place un tel service, vous pouvez nous contacter pour profiter d’un secrétariat externalisé et personnalisé pour votre activité !