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Le script appel entrant, un élément important pour l’externalisation de votre standard

Infographie regroupant les concepts de l'accueil téléphonique des clientsEn optant pour un standard téléphonique externalisé, vous gagnez du temps, vous améliorez votre productivité et surtout, vous êtes plus aisément joignable. Cela vous permet donc de fournir à vos clients (ou patients), un service de qualité. Grâce à l’externalisation de votre accueil, ils peuvent vous joindre facilement pour prendre un rendez-vous, vous laisser un message, obtenir un devis ou se renseigner sur vos prestations. D’autant qu’en vous adressant à notre équipe, vous profitez de notre savoir-faire et d’une solution sur-mesure avec un script appel entrant personnalisé en fonction de vos besoins et de votre activité.

Une procédure à définir en amont

En externalisant votre standard téléphonique, vous confiez la gestion de vos appels à nos experts. Mais ces derniers ne faisant pas partie de votre équipe et donc de votre entreprise, ils ont besoin d’informations sur vous, sur votre organigramme et votre activité afin de savoir comment répondre à interlocuteurs, bien prendre leurs messages et éventuellement, les orienter vers les bons services.
Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un script appel entrant. Il s’agit des consignes qui seront suivies par nos téléopératrices lorsqu’elles répondront en votre nom. Ainsi, les personnes qui vous appellent auront l’impression qu’elles sont vraiment dans vos locaux. Cela les aidera aussi dans la gestion de vos communications et à converser de manière naturelle avec vos clients, patients ou prospects.
Dans ce script, on trouve notamment une phrase d’accueil, de remerciement mais aussi des questions à poser pour déterminer le besoin de l’appelant. Chez Agaphone, nos téléopératrices s’engagent à respecter vos instructions et si vous le souhaitez, nos conseillers sont à votre écoute pour vous aider dans la définition de ces consignes.

Pourquoi faire confiance à notre équipe pour votre accueil externalisé ?

Notre entreprise a été créée en 1985. Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les professionnels dans l’externalisation de leur standard téléphonique. A ce jour, nous avons développé 4 forfaits qui conviennent pour de nombreux secteurs d’activité : professions libérales (médecins, avocats, huissiers …etc), artisans, e-commerçants, TPE, PME, grands groupes …etc. Où que vous soyez situé en France, nous pouvons vous proposer une solution pour votre accueil externalisé.
Outre un script appel entrant sur-mesure pour votre permanence, vous bénéficiez également :

  • d’un accueil bilingue français/anglais
  • d’une prise de messages avec envoi en temps réel par SMS et mail
  • d’une boîte vocale personnalisée
  • d’un espace client accessible 24h sur 24
  • d’un report de vos messages sur l’année civile

De même, nos plateformes de réception d’appels sont ouvertes de 7h à 21h du lundi au vendredi et de 9h à 18h le samedi. Ainsi, vos interlocuteurs peuvent vous joindre sur de plus larges plages horaires.
Enfin, notre société a été certifiée AFNOR NF 345 et nos téléopératrices s’engagent à répondre rapidement puisque dans 95% des cas, les appels sont répondus en moins de 3 sonneries.
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos services ou recevoir un devis, n’hésitez pas à contacter nos conseillers.