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Pourquoi la permanence téléphonique est-elle aussi importante dans un cabinet d’avocats ?

Pourquoi la permanence téléphonique est-elle aussi importante dans un cabinet d’avocats ?

Prise de rendez-vous téléphoniqueLa relation-client est aujourd’hui un élément clé pour les professionnels de la justice et en particulier pour les avocats. Pour développer une affaire, il convient d’être aisément joignable et de soigner son accueil physique. En effet, il ne faut pas oublier que la première impression compte énormément, notamment dans ce secteur d’activité où une relation de confiance doit s’établir. Un client confie des choses personnelles à son avocat, donc il faut le rassurer, faire preuve de professionnalisme et être disponible. D’où l’obligation d’avoir une permanence téléphonique, qu’elle soit externalisée ou interne. Néanmoins, par souci d’économie, la première solution – l’externalisation – s’avère souvent la plus pratique et la mieux adaptée aux besoins d’un cabinet.

Un élément essentiel de la relation client

Au quotidien, les avocats sont en contact direct et permanent avec leur clientèle. Cette dernière attend souvent d’eux qu’ils soient disponibles et opérationnels. Seulement, entre les rendez-vous, les plaidoiries à préparer, les audiences et les dossiers à traiter, il reste peu de temps pour répondre au téléphone. C’est pourquoi, afin d’assurer un service professionnel et de qualité, il est indispensable de mettre en place une permanence téléphonique. Et quand un cabinet ne peut pas se permettre financièrement d’avoir une secrétaire, il a la possibilité d’opter pour l’externalisation de son standard. Néanmoins, il faut être vigilant quant au choix de la société et privilégier une offre personnalisable, c’est-à-dire un accueil qui s’adapte aux exigences et aux souhaits des juristes. Chez Agaphone, nos télésecrétaires sont formées en interne, au sein de notre entreprise, aux méthodes, aux procédures et au vocabulaire juridiques ce qui leur permet de répondre avec professionnalisme aux demandes des appelants et de bien les renseigner. Ainsi, elles sont en mesure de fournir un service de qualité ce qui contribue à la bonne image d’un cabinet.

La nécessité d’être joignable facilement

Un mauvais accueil téléphonique peut être désastreux pour des professionnels de la justice. C’est un signe de mauvaise organisation interne, de manque de sérieux et cela n’aide pas à fidéliser une clientèle ni à la développer. De même, perdre plusieurs appels peut avoir des conséquences négatives sur l’activité. Alors, quelles que soient les circonstances, la permanence d’un cabinet doit toujours être joignable. Pour cela, l’externalisation est un moyen efficace puisque des télésecrétaires répondent au nom d’un avocat, en suivant ses instructions. De même, il choisit les périodes et plages horaires où il souhaite externaliser son standard. Cela peut être au quotidien, de 7h à 21h par exemple, de manière occasionnelle ou ponctuelle. En fait, ce service s’ajuste aux préférences de la personne qui le souscrit.
Alors, si vous exercez cette profession et si vous cherchez une solution pour prendre en charge vos appels entrants et avoir un agenda bien organisé, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !