L’accueil téléphonique externalisé, la solution à votre PCA

Depuis plusieurs semaines, nous vivons une situation de crise sans précédent…

Avec les mesures de confinement prises par les gouvernements, beaucoup d’entreprises doivent faire face à un afflux d’appels. Il est alors primordial de gérer le débordement d’appels pour apporter une réponse à tous vos interlocuteurs.

Un plan de continuité (PCA) peut être mis en place accompagné d’ une organisation technique efficace pour continuer votre activité professionnelle.  Dans notre article, nous vous donnons les conseils pour appliquer un PCA performant doublé d’un accueil téléphonique pour faire face aux débordements d’appels.

Maintenir l’activité de l’entreprise avec le PCA en temps de crise

Pourquoi mettre en place un PCA ?

Le PCA ou Plan de Continuité d’Activité est un ensemble de mesures comme :

– l’application du télétravail,
– la protection des données dans un data center,
– le repli des équipes sur un autre site de production etc.

qui vise à maintenir l’activité de l’entreprise et les services essentiels à son fonctionnement.

Il est mis en place lors d’une situation de crise financière, catastrophe naturelle, sanitaire comme la pandémie liée au covid-19 etc.

Quelle que soit la taille de votre entreprise (grande société, PME, TPE) ou votre secteur d’activité, le PCA est indispensable pour détecter les menaces et les vulnérabilités qui impacteraient économiquement et humainement votre activité. 

Il ne doit donc pas être négligé. Le PCA inclut aussi un plan de reprise pour un redémarrage rapide de votre activité.

Comment définir un PCA ?

Le Plan de Continuité d’Activité passe par 5 étapes :

• Définir un cahier des charges : un cahier des charges permet de répertorier avec précision les situations à risque liées à l’activité de l’entreprise. Ex : une coupure du réseau informatique dans un hôpital provoquerait une crise majeure pour trouver les dossiers des patients nécessitant des soins en urgence.
• Répertorier les risques : pour chaque risque répertorié, identifiez ceux qui auront un impact sur les activités essentielles. Vous aurez ainsi la liste des impacts que ces risques auraient sur la société s’ils se produisaient. Il vous sera alors plus simple de définir les actions de prévention et de protection indispensables.
• Mettre en place une équipe dédiée : une équipe entièrement dédiée à la conduite de crise est indispensable. Il faut savoir à qui s’adresser ‘en pleine tempête’ !
• Dresser une liste de solutions : en collaboration avec la cellule de crise, vous établirez une liste des moyens et des procédures qui permettront l’utilisation des réseaux et matériels en cas de sinistre.
• Assurer une MAJ du PCA : le PCA n’est pas un document figé. Il doit être revu et modifié si nécessaire pour l’adapter aux changements de l’entreprise. Ainsi, il restera opérationnel à tout moment et efficace au moindre problème.

Optez pour un accueil téléphonique externalisé dans votre PCA

Le PCA met en avant les risques et les solutions pour pallier les pics d’appels face à une situation critique :

• Quels sont les risques encourus par l’entreprise face à une augmentation d’appels extérieurs ?
• L’image et la relation client sont-elles impactées ?
• Quelles sont les solutions pour minimiser l’impact négatif sur l’image de l’entreprise et maintenir la performance de l’entreprise ?

Le PCA identifie objectivement les conséquences d’une augmentation des appels entrants à traiter. Et, il met en avant les moyens existants pour les gérer efficacement.

Pour réduire l’impact d’un pic d’appels sur l’activité de votre entreprise et optimiser votre relation client, choisissez l’accueil téléphonique externalisé d’Agaphone.

 Agaphone la solution pour accompagner votre PCA

En choisissant le leader de l’accueil téléphonique externalisé pour la gestion de vos débordements d’appels, vous vous assurez d’un accueil téléphonique de qualité made in France.

Avec ses deux plateaux situés à Paris et à Cabourg, Agaphone vous accompagne quel que soit votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise.

Chaque forfait Agaphone correspond à vos besoins. Vous ne ratez aucun appel de vos clients et partenaires même en période de confinement.

Très simple à mettre en place, l’accueil téléphonique d’Agaphone est une solution dans votre PCA pour anticiper les risques d’un débordement d’appels :

– Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique pour optimiser votre relation client même en période de crise.
– A chaque appel, l’image de votre entreprise est valorisée.
– Vous pouvez vous concentrer sur votre métier et préserver la performance de votre entreprise.

Passée la période critique, les services d’Agaphone continuent à vous accompagner pour une reprise rapide de toute votre activité : prise de message et transmission en temps réel, standard téléphonique personnalisé, prise de rdv.
Vous travaillez ainsi en sérénité et vous vous concentrez sur de nouveaux projets.

Le 17 mars 2020, le gouvernement français prenait des mesures de confinement exceptionnelles face à la propagation du covid-19. Dès le début Agaphone a su mettre en place son PCA pour assurer la continuité de son activité tout en garantissant la qualité de ses services.  Ses équipes sont restées ainsi opérationnelles et répondent aux besoins de tous. Vous aussi choisissez une solution pérenne pour votre PCA, contactez-nous.