Pourquoi les études notariales externalisent de plus en plus leur accueil téléphonique ?

Les professionnels du droit et de la justice n’hésitent plus à externaliser leur accueil téléphonique. Ils y recourent même régulièrement, voire quotidiennement. En effet, cela leur permet d’avoir un standard aisément joignable, même en cas de rendez-vous et de visites. Et pour les cabinets et études notariales n’ayant pas la possibilité d’embaucher une secrétaire à temps partiel ou complet, l’externalisation est une solution avantageuse puisque les coûts sont réduits et ils peuvent choisir la formule adaptée à leurs besoins.

Profiter d’une solution flexible et personnalisable

Quand une étude notariale décide d’externaliser son accueil téléphonique, elle choisit quand elle veut en bénéficier. Par exemple, ce peut être tous les jours, seulement le matin ou l’après-midi, en cas d’absence d’une secrétaire, lors des horaires de fermeture, durant les vacances, lorsqu’un notaire part en rendez-vous …etc. Elle profite aussi d’un standard sur-mesure puisqu’elle définit un cahier des charges qui sera scrupuleusement respecté par les télésecrétaires. Ces dernières seront formées au vocabulaire juridique, à l’activité de l’étude, à son organigramme afin d’instaurer une relation de proximité avec les appelants, leur apporter des réponses précises et fiables.

Assurer un service continu – ou presque – et qualitatif

Aujourd’hui, avec les téléphones portables, nous sommes joignables en permanence, enfin presque. Dans certaines situations, il est compliqué de répondre voire impossible : problème de réseau, rendez-vous avec un client, trajets en voiture, en train ou en avion, problème de batterie …etc. De même, faire plusieurs choses à la fois n’est pas forcément la meilleure solution pour gagner du temps. C’est pourquoi l’externalisation s’avère intéressante pour une étude notariale. Ainsi, quand les notaires s’absentent, sont indisponibles, occupés ou travaillent sur des dossiers, ils ne sont pas dérangés par les sonneries du téléphone. Un accueil téléphonique externalisé permet donc à leurs clients de les contacter en toutes circonstances et à défaut d’avoir un notaire au téléphone, de pouvoir laisser un message. Cela évite aussi les boîtes vocales pleines. Enfin, cela facilite l’organisation d’un cabinet.