La gestion d’un accueil téléphonique comporte souvent plusieurs tâches. Outre répondre au téléphone, il faut prendre des messages, renseigner les appelants, les adresser à la bonne personne ou au bon service en cas de besoin voire noter les rendez-vous dans un agenda. Autant de tâches qui prennent du temps alors qu’elles peuvent être déléguées. En effet, en externalisant votre standard, vous pouvez confier la gestion de votre planning et la prise de messages à des téléopératrices. Ainsi, cela vous permet d’avoir plus de temps à consacrer à d’autres missions.

Déléguer la gestion de son agenda et la prise de messages

De nos jours, toutes les entreprises n’ont pas forcément de secrétariat en interne. Dès lors, il faut répondre soi-même au téléphone pour ne pas perdre de clients. Une tâche qui prend du temps, surtout si en plus, il faut tenir un agenda, noter des rendez-vous, prendre des messages puis les transmettre. C’est pourquoi, dans ce cas-là, l’externalisation de standard s’avère une solution judicieuse. Ainsi, les appels entrants sont pris en charge par des téléopératrices, qui prennent aussi les messages et les transmettent en temps réel. Il est également possible de leur confier la gestion d’un agenda. Les rendez-vous sont pris en direct et inscrits immédiatement dans un planning en ligne ce qui permet un suivi efficace et instantané.

Profiter d’une meilleure organisation pour plus d’efficacité

Souvent, on pense que tout gérer soi-même est le meilleur moyen de s’y retrouver et de réussir son travail. Or ce n’est pas toujours vrai et parfois, il vaut mieux savoir déléguer pour rester performant. Le standard téléphonique par exemple, est un poste qui peut tout à fait être externalisé dans une entreprise. Les appels entrants ne sont plus traités en interne, donc il est plus facile de se concentrer sur d’autres missions. D’autres tâches administratives sont aussi régulièrement externalisées par les sociétés, la comptabilité notamment ou la gestion d’un planning (les professions médicales et juridiques sont nombreuses à y recourir par ex). En fait, le plus important est de trouver la bonne formule d’externalisation. C’est pourquoi chez Agaphone nous vous proposons plusieurs offres personnalisées. Vous avez donc la garantie de pouvoir souscrire le forfait qui vous convient le mieux !