Pour ne rater aucune opportunité, une entreprise, quelle que soit son activité, doit rester joignable pour ses clients, collaborateurs et prospects. Pour cela, il est nécessaire de mettre à leur disposition un accueil téléphonique, en plus d’un site Internet (ce dernier est indispensable aujourd’hui mais ne remplace pas un standard). Si financièrement ou matériellement, l’embauche d’un personne pour s’occuper de ce poste n’est pas possible, il existe une autre solution aussi efficace voire moins coûteuse : l’externalisation. La gestion des appels entrants est prise en charge par une téléopératrice qui connaît parfaitement son métier et qui saura répondre rapidement, dans le respect des instructions qui lui ont été données. Pour une société, cela représente plusieurs avantages : une meilleure organisation, moins de temps perdu à répondre au téléphone, des économies et la possibilité d’avoir un accueil sur-mesure.

Pouvoir optimiser son temps de travail

Déléguer la gestion des appels entrants permet avant tout de mieux s’organiser. En effet, quand on n’est plus dérangé par les sonneries du téléphone, on peut plus facilement se concentrer sur ses dossiers et sur son travail. Pour les professionnels de la santé, cela évite d’être embêté pendant une consultation. De même, cela limite le nombre de correspondants à rappeler en fin de journée puisqu’en externalisant un standard téléphonique, les messages sont pris par une téléopératrice, qui est aussi en mesure de répondre à quelques demandes des appelants en suivant le cahier des charges défini en amont. Grâce à l’externalisation, il est aussi plus simple d’organiser des RDV extérieurs puisqu’en cas d’absence, on ne rate pas d’appels, d’autant qu’on peut choisir sa formule et les moments où l’on souhaite transférer les appels.

Une solution économique et flexible

L’externalisation d’un standard téléphonique comporte quelques avantages financiers. Comme il n’y a pas d’embauche de personnel, il n’y a pas de charges sociales ni d’installation matérielle à prévoir ni de formation. En fait, il faut juste prendre du temps pour établir un cahier des charges avec des instructions qui aideront les téléopératrices dans leur travail. De plus, une société choisit quand elle désire externaliser ses appels. Ce peut être occasionnellement, partiellement (chaque jour entre 12h et 14h, en fin de journée ou tôt le matin par exemple) ou en permanence. Les heures d’ouverture des plateformes sont assez larges (de 7h à 21h en semaine et de 9h à 18h le samedi chez Agaphone par exemple), ce qui permet à une entreprise d’être joignable sur de plus importantes plages horaires. En outre, les offres sont souvent sans engagement, donc il est possible de les résilier aisément.