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Accueil téléphonique : comment préparer la fermeture estivale d’une entreprise ?

Accueil téléphonique : comment préparer la fermeture estivale d’une entreprise ?

La fin du mois de mai approche annonçant avec elle l’arrivée prochaine des vacances d’été. Dans certains secteurs, les deux voire trois premières semaines d’août sont souvent creuses. Moins de demandes de clients, moins de commandes, moins d’activité … dès lors, nombreuses sont les entreprises à fermer leur portes durant cette période. Cependant, cela ne veut pas dire que tout doit être au point mort. Il est tout de même important d’assurer un service minium, notamment au niveau de l’accueil téléphonique. Et pour ne pas être pris de court, mieux vaut y penser dès maintenant afin de trouver une solution adaptée et efficace telle que l’externalisation.

Rester joignable pour ne pas perdre des clients

Une entreprise peut tout à fait fermer pendant 2-3 semaines. Néanmoins, si la production est à l’arrêt, ce ne doit pas être le cas de l’accueil téléphonique. En effet, même en cas d’absence des salariés et des dirigeants, il convient d’être joignable pour les clients. C’est pourquoi l’externalisation s’avère un moyen judicieux puisque cela ne nécessite pas d’avoir du personnel en interne pour répondre au téléphone. En externalisant son standard durant cette fermeture estivale, une société peut être contactée. Ainsi, les clients peuvent laisser un message et être rappelés dès la réouverture. Cela évite d’avoir un répondeur saturé. Et cela montre aussi le sérieux et le professionnalisme d’une entreprise, qui même fermée, ne délaisse pas ses clients et prospects.

Choisir l’externalisation, une solution pratique et personnalisable

Si une société ferme durant une courte période, ce ne serait pas équitable de demander à une seule personne de venir travailler pour s’occuper de l’accueil téléphonique. D’autant qu’avec l’externalisation, il est possible de profiter d’un standard sur-mesure. Une entreprise choisit la formule répondant à ses besoins, définit son cahier des charges, son script d’appel et les télésecrétaires se chargeront ensuite, pendant sa fermeture estivale, de répondre en son nom tout en suivant ses instructions. Il peut s’agir d’externaliser une permanence seulement certains jours de la semaine, le matin, l’après-midi ou toute la journée. Mais une chose est sûre, avec cette solution, vous confiez votre accueil à des professionnels qui en prendront soin.